Cómo darse de alta en el Portal Notarial del Ciudadano para firmar la constitución de tu sociedad

Para constituir tu SL con firma por videoconferencia (sin desplazarte a la notaría), cada socio fundador necesita estar registrado en el Portal Notarial del Ciudadano (PNC, www.portalnotarial.es) y tener un certificado electrónico. Esta guía te lleva paso a paso.

0. Quién necesita darse de alta

• Cada socio fundador que vaya a firmar la escritura, a título personal (registro como "ciudadano").
• El registro como "representante societario" (alta presencial en una notaría y contraseña temporal) es para firmar en nombre de una sociedad ya existente. Un socio persona física que funda una SL se registra como ciudadano.
• Los socios extranjeros también pueden registrarse: el formulario admite NIF, NIE, pasaporte o documento de identificación extranjero. Atención al certificado (paso 2).

1. Antes de empezar, ten a mano

• Ordenador (preferible Windows 10 o superior) con cámara y micrófono.
• Tu móvil y tu correo, para verificar el registro.
• Conexión estable: mejor red doméstica o datos móviles; las redes de empresa pueden bloquear la videollamada.
• Documento de identidad en vigor. Su número debe coincidir con el de tu certificado electrónico.
• Imágenes legibles de tu documento de identidad (se suben al perfil cuando tengas cita con el notario).

2. Consigue tu certificado electrónico

Opción A: certificado de un tercero. Vale cualquier certificado emitido por entidades incluidas en la lista de confianza europea (TSL). El PNC publica un listado en "Tipos de certificados aceptados". Hay que instalar en el ordenador la aplicación Autofirma. Solo puede usarse desde ordenador.

Opción B: certificado emitido por el propio PNC. Solo si tienes DNI o TIE emitidos en España. Requiere un proceso de videoidentificación, solo sirve para firmar en el PNC, tiene una validez de 30 días y es el único válido para firmar desde un dispositivo móvil.

Un ciudadano de la UE no español no puede obtener el certificado del PNC (su documento NIE no incluye fotografía) y necesita un certificado de tercero.

3. Registro en el PNC

1. Entra en www.portalnotarial.es y pulsa "Regístrate" (arriba a la derecha). Si ya tienes certificado, pulsa "Accede", elige "Acceder con certificado" y completa el formulario.
2. Elige tipo de usuario "Ciudadano", tipo de documento (NIF, NIE, pasaporte o documento extranjero), número, nacionalidad y el resto de datos.
3. Recibirás un SMS con un código de verificación: introdúcelo en el portal para validar tu teléfono.
4. Recibirás un correo electrónico: confirma tu dirección con el enlace.
5. Si algo no llega, usa "Volver a enviar SMS" o "Volver a enviar correo electrónico de confirmación". Revisa también la carpeta de spam.

4. Cómo entrar después

• Con credenciales (documento y contraseña): acceso no acreditado, con limitaciones.
• Con certificado electrónico: acceso acreditado, permite todas las gestiones.
• Con Cl@ve PIN: acceso acreditado, permite todas las gestiones.

Para firmar la escritura por videoconferencia necesitas certificado. Si olvidas la contraseña, pulsa "¿Has olvidado tu contraseña?", indica tu número de documento y recibirás un código para crear una nueva.

5. Validar el certificado y preparar la firma

1. Instala Autofirma (descarga oficial en firmaelectronica.gob.es).
2. Valida tu certificado de tercero en el PNC. Puede hacerse en cualquier momento antes de la cita.
3. Cuando tengas cita con el notario se habilita la opción "Adjuntar imágenes" en tu perfil: sube las imágenes de tu documento de identidad.
4. Al entrar a la videollamada, permite el uso de la cámara y el micrófono.

6. Después del alta: cómo encaja con la constitución

• En el PNC, la solicitud se inicia en Mercantil > Constitución de sociedades > Iniciar solicitud.
• El notario prepara la escritura y resuelve tus dudas, también por videoconferencia. Acordáis día y hora.
• En la videollamada el notario te muestra la escritura, la lees, firmas con tu certificado y el notario la autoriza.
• Esta modalidad online es solo para SL con aportaciones dinerarias (sin bienes ni inmuebles). Es una opción, no una obligación: siempre puedes firmar presencialmente.

7. Problemas frecuentes

• El certificado no coincide con mi registro: el número de documento del PNC debe ser el mismo que figura en el certificado.
• No me llega el SMS: reenvíalo desde la pantalla de confirmación y revisa el número. Sin validar teléfono y correo no se puede entrar.
• Quiero firmar desde el móvil: solo vale el certificado emitido por el PNC; los de tercero solo funcionan desde ordenador.
• La videollamada se corta: prueba con red doméstica o datos móviles y evita VPN o redes corporativas.
• Mi certificado del PNC ha caducado: dura 30 días; solicítalo cuando se acerque la cita.
• No quiero hacerlo online: puedes firmar en una notaría.

Fuentes: Portal Notarial del Ciudadano (manuales de registro y de firma por videoconferencia) y Consejo General del Notariado. Información práctica, no asesoramiento jurídico; los pasos del portal pueden cambiar. Ver también: cómo crear una sociedad limitada, paso a paso.